ANNONCE
Hjemmekontoret er blevet en fast del af hverdagen for mange selvstændige og mindre virksomheder. En bærbar computer ved spisebordet, et ekstra skrivebord i gæsteværelset eller et lille kontor i tilbygningen er ofte alt, hvad der skal til for at få arbejdsdagen til at fungere.
Men når hjemmet også er arbejdsplads, følger virksomhedens digitale ansvar med.
Kundelister, regnskaber, tilbud og arbejdsdokumenter ligger måske på den samme computer, som bruges til private indkøb og almindelig internetsurfing. Samtidig deler arbejdscomputeren ofte netværk med familiens telefoner, fjernsyn og andre internetforbundne enheder.
Det behøver ikke være et problem, men det stiller krav til, hvordan udstyret bruges og beskyttes.
God IT-sikkerhed er nemlig ikke kun relevant for større virksomheder med egne servere og IT-afdelinger. Også en enkeltmandsvirksomhed kan blive ramt af svindel, mistede data eller uvedkommende adgang til vigtige konti.
Heldigvis kan man komme langt med nogle få gennemtænkte forholdsregler.
Hjemmets netværk er ikke nødvendigvis klar til arbejdsbrug
De fleste tænker ikke meget over deres internetforbindelse, så længe den virker.
Routeren står måske i et skab, og adgangskoden blev valgt, da forbindelsen blev installeret. Siden har familien tilsluttet telefoner, tablets, spillekonsoller og forskellige smart home-produkter.
Når hjemmet også bruges til arbejde, er det værd at give netværket et eftersyn.
Begynd med routeren. Undersøg, om den stadig modtager sikkerhedsopdateringer, og om administrationsadgangen er beskyttet med en stærk, unik adgangskode.
Hvis routeren understøtter automatiske opdateringer, kan det være en fordel at aktivere dem. Ældre udstyr, som ikke længere bliver vedligeholdt af producenten, bør vurderes med henblik på udskiftning.
Det kan også være nyttigt at undersøge mulighederne for at opdele netværket.
Nogle routere understøtter eksempelvis et separat gæstenetværk. Afhængigt af opsætningen kan det bruges til at holde gæsters eller visse private enheders trafik adskilt fra arbejdsudstyret.
Man bør dog kontrollere, hvordan funktionen faktisk virker på den konkrete router. Et gæstenetværk giver ikke nødvendigvis den samme adskillelse på alle modeller.
Selve arbejdscomputeren fortjener også opmærksomhed.
Hvis den bruges til fortrolige kundeoplysninger, er det en fordel at holde den adskilt fra familiens øvrige aktiviteter. Børn bør eksempelvis ikke installere spil eller programmer på den computer, hvor virksomhedens regnskab og kundedokumenter ligger.
En dedikeret arbejdscomputer kan derfor være en fornuftig investering, særligt hvis virksomheden behandler mange følsomme oplysninger.
De vigtigste sikkerhedsvaner kræver ikke avanceret udstyr
Når man hører om hackerangreb, er det let at forestille sig avancerede programmer og kriminelle, der bryder gennem komplicerede sikkerhedssystemer.
Men mange digitale angreb begynder langt mere almindeligt.
En e-mail ligner en besked fra en leverandør. En falsk login-side beder om adgangskoden til virksomhedens mailkonto. Eller en betalingsanmodning indeholder et kontonummer, som ikke tilhører den sædvanlige modtager.
Den slags forsøg på svindel kan ramme virksomheder i alle størrelser.
Derfor er det vigtigt at gøre digital sikkerhed til en naturlig del af arbejdsdagen.
En lille virksomhed kan med fordel begynde med disse seks forhold:
- Brug unikke adgangskoder: Genbrug ikke den samme adgangskode til e-mail, regnskab og andre vigtige tjenester.
- Aktivér multifaktorgodkendelse: Et ekstra godkendelsestrin kan gøre det vanskeligere for uvedkommende at bruge en stjålet adgangskode.
- Hold programmer opdaterede: Sikkerhedsopdateringer kan lukke kendte sårbarheder i software og operativsystemer.
- Tag sikkerhedskopier: Sørg for, at vigtige arbejdsfiler kan genskabes, hvis de bliver slettet eller beskadiget.
- Kontrollér usædvanlige beskeder: Bekræft ændrede betalingsoplysninger gennem en kendt kontaktkanal frem for blot at svare på e-mailen.
- Begræns adgangen: Giv medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere adgang til de oplysninger, de faktisk skal bruge.
Særligt backup er et område, der fortjener opmærksomhed.
Mange bruger cloudtjenester til at synkronisere deres dokumenter. Det gør arbejdet fleksibelt, men synkronisering bør ikke uden videre betragtes som en fuldstændig sikkerhedskopi.
Hvis filer bliver slettet eller ændret, kan ændringerne i nogle tilfælde blive synkroniseret mellem enhederne.
Derfor er det relevant at undersøge mulighederne for versionshistorik, gendannelse og en selvstændig backup, som passer til virksomhedens behov.
Det er også vigtigt at teste, om sikkerhedskopierne kan genskabes. En backup giver begrænset tryghed, hvis ingen ved, hvordan den skal bruges.
Lav en enkel plan, før noget går galt
Forestil dig, at du en mandag morgen ikke længere kan åbne virksomhedens vigtigste dokumenter.
Du kan heller ikke logge ind på din e-mail, og der ligger en mistænkelig besked på computerskærmen.
Hvem kontakter du først? Hvor ligger sikkerhedskopierne? Og hvordan giver du kunderne besked, hvis du ikke kan bruge dine sædvanlige systemer?
Det er spørgsmål, der er lettere at besvare, før situationen opstår.
Sikkerdigital.dk anbefaler, at mindre virksomheder udarbejder en enkel nødplan for cyberhændelser. Planen bør blandt andet indeholde centrale kontaktoplysninger og beskrive, hvem der gør hvad.
For en selvstændig kan en sådan plan være ganske kort. Det vigtigste er, at oplysningerne er tilgængelige, selv hvis computeren eller virksomhedens cloudkonto ikke fungerer.
Det kan eksempelvis være praktisk at opbevare relevante kontaktoplysninger og instruktioner sikkert et andet sted end på arbejdscomputeren.
Når behovene bliver mere omfattende, kan professionel rådgivning være relevant.
Azend tilbyder blandt andet hjælp til cyber security, hvor virksomheden arbejder med risikovurdering, adgangsstyring, overvågning, backup og beredskab.
Azend beskriver en tilgang, hvor sikkerhedsarbejdet begynder med at identificere virksomhedens vigtigste systemer og største sårbarheder. Herefter kan indsatsen prioriteres ud fra de konkrete risici frem for en standardløsning.
Det er især relevant for mindre virksomheder, hvor tid og budget ikke rækker til at ændre alt på én gang.
Sikkerheden skal følge med, når virksomheden vokser
Et hjemmekontor kan begynde med én computer og nogle få kunder. Senere kommer der måske ansatte, eksterne samarbejdspartnere eller flere digitale tjenester til.
Så bør sikkerheden følge med.
Når en ny medarbejder får adgang til virksomhedens dokumenter, skal det være tydeligt, hvilke oplysninger vedkommende må bruge. Og når samarbejdet ophører, skal unødvendige adgange lukkes.
Det er også værd at gennemgå sine sikkerhedsrutiner med jævne mellemrum. En løsning, der fungerede fint for en enkeltmandsvirksomhed, er ikke nødvendigvis tilstrækkelig, når flere personer arbejder med de samme systemer.
Her kan det være en fordel at gøre sikkerhed til en fast del af virksomhedens almindelige planlægning.
Præcis som man gennemgår forsikringer, økonomi og arbejdsudstyr, kan man afsætte tid til at kontrollere adgangsrettigheder, opdateringer og backup.
Det kræver ikke, at hjemmekontoret bliver indrettet som en IT-afdeling.
Men det kræver, at de digitale arbejdsredskaber får samme opmærksomhed som resten af virksomheden. For når kundeoplysninger, projekter og økonomi er afhængige af computeren på skrivebordet, er den digitale sikkerhed også en del af det fundament, forretningen hviler på.